DETRAIT GENEALOGIE EURL, dans un contexte de société numérique, accorde une place de choix à la protection des données personnelles. La présente notice vise à fournir les informations nécessaires sur la manière dont DETRAIT GENEALOGIE EURL, société ayant son siège au 146 rue Grande 13490 JOUQUES, protège les données personnelles.
1. Responsable du traitement :
DETRAIT GENEALOGIE EURL
146 rue Grande
13490 JOUQUES
Téléphone : 07.71.26.13.61
2. Finalités de traitement des données personnelles :
Nous collectons et utilisons les données personnelles strictement nécessaires à l’exécution des missions qui nous sont confiées dans le cadre de nos activités de :
- Recherche d’héritiers à la demande d’un mandant.
- Recherche de bénéficiaires de comptes non-réclamés et de contrats d’assurance vie en déshérence conformément à la loi Eckert[2]
- Vérifications de dévolution successorale à la demande d’un mandant
- Recherche de l’origine de propriété des biens vacants et sans maître à la demande d’un mandant
- Recherche d’ayants-droits dans le cadre de procédure de reprise de concessions abandonnées, à la demande d’une collectivité
- Etablissement d’attestation de filiation, à la demande d’un mandant
- Recherches familiales, à la demande d’un mandant
- Exploitation de résultats de tests ADN à visée généalogique, à la demande d’un mandant
- L’enrichissement et la fiabilisation de données
[2] La loi relative aux comptes bancaires inactifs et aux contrats d’assurance vie en déshérence, dite loi Eckert, est une loi française promulguée en juin 2014. Elle est la suite logique du contrôle par l’État, amorcé en 2008, de la gestion des comptes bancaires inactifs.
3. Fondements juridiques du traitement des données personnelles :
Conformément à l’article 6 du RGPD, le traitement de données repose sur :
- Une base contractuelle pour la révélation de successions, d’actifs ou de justifications de droits, les mandats de représentation des héritiers.
- La poursuite de nos intérêts légitimes qui sont notamment :
- L’exécution d’un mandat reçu d’un office notarial d’une banque, d’un assureur, d’une collectivité ou de toutes personnes ayant un intérêt direct et légitime.
- La conservation de la preuve du règlement d’une succession ou d’autres opérations de règlement de succession.
- La gestion des bases de données et archives permettant la recherche généalogique.
4. Données personnelles traitées dans le cadre de nos activités :
Pour la réalisation de notre mission, nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de données à caractère personnel sur les héritiers, leurs familles et les mandants. Il s’agit des informations suivantes :
- Informations d’identification et de contact
- Justificatif d’identité
- Situation familiale
- Lien de parenté avec l’héritier
- Etat civil complet (actes…)
- Eléments financiers afférents au règlement (RIB…)
Nous ne traitons la donnée de santé liée à un handicap éventuel avec le consentement préalable de la personne concernée uniquement lorsqu’elle est nécessaire à la liquidation d’une succession en vue de la prise en compte des abattements fiscaux y afférents.
5. Moyens de collecte des données personnelles :
Les données que nous traitons peuvent être collectées directement auprès des personnes concernées par notre formulaire de contact sur notre site web ou notre fiche de renseignements familiaux.
La collecte est également indirecte, via l’un des membres de la famille de la personne concernée qui a pu renseigner notre fiche de renseignements familiaux ou bien via nos bases de données internes constituées à partir de documents administratifs librement communicables, des documents acquis licitement auprès de tiers, notamment :
- Les Bases locales d’archives (registres d’état-civil, tables décennales …)
- Les bases avis de décès presse ;
- Les données hypothécaires ;
- Les bases de naissance et de décès de l’INSEE ;
- Les fichiers de filiation ;
- Les bases de recensements de la population ;
- Les registres matricules ;
- L’enregistrement (données de succession et absence), tables de succession ;
- Les annuaires téléphoniques ;
- Les fichiers électoraux anciens ;
6. Destinataires des données personnelles collectées :
Pour exécuter les finalités ci-dessus, nous sommes susceptibles de communiquer les données personnelles uniquement :
- En interne : Aux collaborateurs habilités à procéder au traitement des données personnelles et astreints à une obligation de confidentialité.
- A nos sous-traitants et mandants à savoir :
- Les partenaires, les prestataires de services et sous-traitants exécutant des activités pour notre compte notamment les correspondants effectuant des recherches à l’étranger pour notre compte, les agents privés pour la recherche et la localisation d’une personne ou tout autre tiers mandant qui a un intérêt direct ou légitime à l’identification d’héritiers ou au règlement d’une succession.
- L’INSEE pour l’identification des décès issus du Répertoire National d’Identification des Personnes Physiques.
- Les notaires, les banques, les assurances et les collectivités qui nous mandatent.
- A nos prestataires informatiques : en cas de nécessité (maintenance, dépannage)
- A des tiers limitativement établis :
- Les organismes publics sur demande et dans les conditions prévues par la loi.
- Les professions règlementées comme les avocats, les notaires ou les commissaires aux comptes.
7. Transfert de données hors de l’Espace Economique Européen :
Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être conduits à effectuer des recherches généalogiques hors de l’espace économique européen. Ceci nous amène parfois à communiquer des données personnelles hors de l’Espace Economique Européen.
- Si la Commission européenne a rendu une décision d’adéquation permettant d’octroyer à ce pays la reconnaissance d’un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui de l’Espace Economique Européen, les données seront transmises sur ce fondement.
- Si le niveau de protection n’a pas été reconnu comme adéquat par la Commission européenne, nous appliquons avec nos partenaires réguliers des garanties appropriées pour assurer la protection des données personnelles notamment à travers des clauses contractuelles types. Pour obtenir des informations complémentaires, nous proposons de nous adresser une demande écrite.
- En cas de communications ponctuelles avec nos partenaires, quand cela est nécessaire dans l’intérêt des personnes concernées par les recherches généalogiques, les transferts peuvent être fondées sur l’article 49.1. du RGPD relatif aux dérogations pour des situations particulières. Pour obtenir des informations complémentaires, il est nécessaire de nous adresser une demande écrite.
8. Protection des données personnelles :
En tant que responsable de traitement, DETRAIT GENEALOGIE EURL prend toutes les mesures utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment, empêcher qu’elles soient endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. A cette fin, nous mettons tout en œuvre pour garantir la sécurité physique des bâtiments abritant nos systèmes informatiques.
9. Durée de conservation des données :
Au titre des finalités énoncées ci-dessus, nous conservons les données personnelles conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables.
10. Droits des personnes et modalités d’exécution :
Conformément à la Loi » Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, les personnes disposent d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent ainsi que d’un droit d’opposition, du droit à la limitation du traitement, à la portabilité et à l’effacement dans le cadre permis par le Règlement Européen.
146 rue Grande
13490 JOUQUES